У переддень олімпіади на електронну адресу відповідальної особи місця проведення олімпіади буде надіслано електронну таблицю з двома аркушами з такими даними:

1. Прізвище учасника, клас виконання завдання, район, місце проведення, № кабінету, № комп'ютера.

2. Прізвище учасника, клас виконання завдання, район, місце проведення, № кабінету, № комп'ютера, адреса точки входження у змагання, обліковий запис (login), пароль учасника.

Дані буде упорядковано за № кабінету, а при сталому № кабінету — за № комп'ютера. Після отримання електронної таблиці відповідальна особа перевіряє приналежність даних до району й місця проведення, після чого видаляє або приховує стовпчики з вказанням району й назви закладу та роздруковує аркуш 1 — двічі, аркуш 2 — один раз:

• один примірник аркуша 1 призначено для того, щоб вивісити його на вході у навчальний заклад для орієнтування учасників, якщо вони не знатимуть або забудуть відповідні дані;

• інший примірник аркуша 1 призначено для:
  • розрізання на частини, що відповідають окремим кабінетам;
  • для роздавання цих частин черговим у кабінетах перед початком змагання;
  
  
• аркуш 2 з кофіденційними даними призначено для:
  • розрізання на частини, що відповідають окремим кабінетам;
  • надрізання для полегшеного відривання даних, що стосуються одного учасника;
  • роздавання цих частин черговим у кабінетах перед початком змагання.

До 9.00 прибути у заклад освіти — місце проведення олімпіади.

З 9.00 до 9.15 черговим у кабінетах отримати на вході у заклад освіти від відповідальної особи:

• ключ від аудиторії;
• список учасників, що виконуватимуть завдання у цій аудиторії;
• аркуш паперу з даними учасників для під'єднання до змагання, відділені розрізами;
• клаптики з номерами комп'ютерів, якщо їх не пронумеровано раніше.

Черговий у коридорі лише повідомляє про своє прибуття і чекає до 9.15, після чого прямує на місце чергування. У разі запізнення когось із чергових у кабінетах на поверсі чергування, виконує його функції до приходу останнього.

З 9.00 до 9.30 відчинити кабінет, а у ньому:

• відчинити вікна на провітрювання;
• при потребі увімкнути електричне живлення;
• увімкнути всі ПК;
• при потребі розташувати клаптики паперу з номерами комп'ютерів;
• розкласти написами донизу папірці з даними для під'єднання до змагання;
• зачинити вікна.

Черговий по коридору допомагає це зробити це тим черговим в кабінетах, хто запізнився.

з 9.30 до 9.50 запросити учасників:

• зайти у кабінети;
• скласти особисті речі разом з вимкненими телефонами на окремий стіл чи підвіконня;
• зайняти свої робочі місця;
• перевірити роботу встановлених на ПК середовищ програмування.

У разі використання учасником програмного забезпечення, відмінного від передбаченого Умовами проведення ІІІ етапу Всеукраїнських учнівських олімпіад у місті Києві (Code Blocks з MinGW, Free Pascal, Python 3.* з IDLE або Java з Eclipse або NetBbeans) повідомити учаснику, що він використовуватиме компілятор на сервері.

З 9.50 до 10.00 надати кожному присутньому учаснику дані про точку входження, обліковий запис і пароль для входження у змагання та запросити учасників під'єднатися до змагання.

З 10.00 до 15.00 черговим у кабінетах пильнувати за дотриманням учасниками Порядку проведення. У разі порушень публічно, тобто з поясненням усім присутнім причин, відсторонювати учасників від змагань, про що негайно повідомляти відповідальну особу, а він — голову оргкомітету електронним листом на адресу rudykob@gmail.com або по телефону 099 3745641. Якшо учасник припиняє роботу, у списку учасників праворуч від таблиці вказати час припинення роботи з точністю до хвилини. Для відсутніх учасників на цьому місці писати: "не з'явився" ("не з'явилася").

Черговим у коридорах супроводити участиків до туалету і не допускати спілкування між ними. У вільний від цього час підміняти на короткий час чергових у кабінетах на вимогу останніх.

З 15.05 до 16.00 у разі збою у роботі сервера з 14.45 до 15.00 (і лише у цьому випадку) черговий системний адміністратор збирає всі теки незданими файлами-розв'язками з в архів формату zip або 7z і надсилає на адресу rudykob@gmail.com для подальшого подання на сервер. Черговий у кабінеті повинен дочекатися завершення цих дій у своєму кабінеті.

Після вимикання усіх ПК черговим у кабінетах зачинити кабінет і на виході з навчального закладу здати відповідальній особі ключі та список учасників з відмітками про час припинення роботи чи відсутність.

Після збору списків усіх учасників з відмітками про час припинення роботи чи відсутність відповідальна особа сканує або якісно фотографує всі ці списки й результат надсилає електронним листом на адресу rudykob@gmail.com Можна окремим файлом, але не архівом. Тема листа: назва району + назва закладу.

У разі оголошення повітряної тривоги:

• вивести учасників з кабінету;
• зачинити кабінет;
• супроводити учасників у сховище;
• перебувати з учасниками у сховищі;
• супроводити учасників до кабінету після припинення тривоги;
• відчинити кабінет;
• запросити учасників зайняти робочі місця.

У цьому випадку час подання розв'язків буде подовжено на тривалість тривоги + 5 хвилин з відповідним зсувом у часі моменту припинення змагання й наступних дій.

У разі відключення енергопостачання при відсутності безпере­бійного альтерна­тивного енергопо­стачання відповідальна особа повідомляє голові оргкомітету електронними листами на адресу rudykob@gmail.com про час припинення і час відновлення постачання електричної енергії. Чергові пильнують за тим, щоб учасники негайно припинили роботу, у тому числі й на папері, відсунулися від столу й мовчки чекали на відновлення живлення. Після відновлення живлення запросити учасників продовжити роботу у звичайному режимі або режимі дорішування з тією самою точкою приєднання. Час заліку результатів буде подовжено на час відсутності енергопостачання у закладі з відповідним зсувом у часі моменту припинення змагання й наступних дій.